Przedmiotem dzisiejszego wpisu jest bezpieczna umowa najmu powierzchni domu lub mieszkania dla ekipy filmowej lub agencji reklamowej. Wpis dotyczy także najmu powierzchni do sesji fotograficznych.
Obiekt lub pomieszczenia zdjęciowe dla producenta filmowego lub właściciela obiektu powinien osiadać odpowiednie zabezpieczenie prawne w postaci prawidłowej umowy najmu.
W tym artykule dowiesz się o kilku kwestiach dotyczącej prawidłowej umowy najmu domu lub lokalu mieszkalnego (powierzchni) do produkcji telewizyjnych. Ważne kwestie opisałem w spisie treści, który znajduje się poniżej. Jeśli jesteś producentem
Dobrą umowę najmu doceni nie tylko ekipa filmowa ale także właściciel nieruchomości, którą oddaje celem stworzenia reklamy czy sesji fotograficznej.
Dlaczego wzór umowy najmu nie jest najlepszym rozwiązaniem
Co warto wiedzieć przy najmie domu jednorodzinnego lub mieszkania dla ekipy filmowej lub reklamy.
- Dlaczego umowa najmu lokalu mieszkalnego lub domu musi być sprawdzona przez prawnika?
- Pełnomocnictwo do zawarcia umowy. Z kim zawieram umowę najmu?
- Zakres przedmiotowy umowy. Cel umowy.
- Stan techniczny nieruchomości. Protokół zdawczo odbiorczy.
- Koszty użytkowania nieruchomości. Rozliczenie i sposób zabezpieczenia.
- Prawa autorskie – jak zostanie wykorzystany mój lokal.
- Poufność informacji zawartych w umowie.
- Kary umowne – naruszenie zapisów.
- Zabezpieczenie wykonania umowy.
Dlaczego osobny temat poświęcony umowom najmu na cele udostępnienia pomieszczeń dla celów filmu, sesji zdjęciowych lub reklamy?
Wynajem lokalu użytkowego, domu jednorodzinnego lub mieszkania w Warszawie, Krakowie, Łodzi lub Wrocławiu do planu filmowego jest coraz częściej przedmiotem zapytań prawnych. Wiele osób poszukuje mieszkania lub domu także do serialu lub filmu pełnometrażowego. Pytania zadają też wydawnictwa domy modowe lub fotografowie chcący wynająć na czas określony mieszkanie lub halę do przygotowania zdjęć. Wynajmowane nieruchomości do filmu mogą być potrzebne na jeden dzień lub kilka dni a nawet miesięcy. Najem domu do sesji zdjęciowej może być kwestią kilku godzin niemniej zawsze należy odpowiednio zabezpieczyć umową najmu przekazanie swojej własności osobie trzeciej.
Z praktyki wiem, że ekipy filmowe (nie zawsze aczkolwiek to się zdarza) mogą spowodować szkody w lokalu mieszkalnym, które bez odpowiedniego zabezpieczenia mogą być ciężkie do odzyskania.
W tym celu należy tak skonstruować zapisy umowy aby w kwestiach przewidzianych przepisami prawa wynajmujący (właściciel) był zabezpieczony w najdalszy możliwy sposób.
Z kim zawieram umowę najmu?
To częste pytanie moich klientów. Z pozoru banalne niemniej z punktu widzenia prawnika nie jest ono całkowicie uzasadnione i ważne.
W przypadku agencji reklamowych, menagerów produkcji, kierowników produkcji, reżyserów itd. Możemy mieć problem ze zidentyfikowaniem osób które faktycznie przejmują w posiadanie naszą nieruchomość na czas zdjęć. Jest to kluczowy element do analizy gdyż w przypadku gdy zawrzemy umowę z osobą niuprawnioną będziemy mieli do czynienia z nieważnością umowy, bądź w najlepszym przypadku zawrzemy umowę nie z tym podmiotem co do którego mieliśmy zapewnianie. Podmioty często są nazwane podobnie, mają różne formy prawne a to jedynie stwarza pozory zawarcia umowy z podmiotem docelowym.
Przykład z życia? Osobliwym i dość zaskakującym była sytuacja, gdy nieruchomość wynajmowana przez dużą instytucję o znacznym zasięgu medialnym organizowała cykliczne spotkanie. Potrzebna była przestrzeń na terenie konkretnej nieruchomości do przeprowadzenia zaplanowanej aktywności w terminie 2/3 dni która była już najmowana, a właściciel NIE POSIADAŁ zgody w swojej umowie najmu na taki podnajem. Czy taka umowa była ważna? Uważam, że tak, niemniej wynajmujący nie posiadał tytułu prawnego do takiej czynności i mogło to pociągać nieoczekiwane skutki prawne – a także faktyczne i zdezorganizować planowane zamierzenie. Należało dotrzeć do właściciela nieruchomości i uzyskać jego zgodę na ten czasowy incydentalny podnajem.
Czy warto wskazać dokładny cel na jaki zostaje wynajęta nieruchomość?
Oczywiście. Wiele osób wiąże cel lub temat na jaki została wynajęta z wolą wynajęcia nieruchomości.
Może to dotyczyć rangi i powagi wynajmowanego terenu, jego wnętrz, możliwości zidentyfikowania właściciela lub zarządcy terenu. Taka sytuacja może korzystnie lub też negatywnie wpływać na opinię o właścicielu nieruchomości. W umowie zatem powinny znaleźć się stosowne zapisy dotyczące wizerunku nieruchomości zakresu wykorzystania, a także ewentualnie dokładnej kompanii lub tytułu pod którym będzie widniała nieruchomość. Pozwoli to uniknąć zaskoczenia właścicielowi.
A co ze stanem technicznym nieruchomości? Protokół zdawczo-odbiorczy
Należy wskazać, że każde wydanie nieruchomości lokalowej/budynkowej lub gruntowej wiąże się z jej wykorzystaniem do konkretnego celu reklamowego. Wszelkie wady techniczne lub też estetyczno/wizerunkowe winny znaleźć swoje odzwierciedlenie w odpowiednich zapisach umowy najmu lokalu.
Pamiętajmy także, że produkcja reklam czy filmów wiąże się często z przypadkowymi zniszczeniami i aby uniknąć nieprzyjemnych sytuacji należy spisać odpowiedni najlepiej przygotowany przez doświadczonych prawników protokół odbioru.
Częstym przykładem realizacji która nastręcza trudności jest nieuniknione oddziaływanie działań podejmowanych na nieruchomości na pozostałe lokale lub inne zabudowania. Mówiąc wprost często wykorzystanie wynajmowanej nieruchomości jest bardzo głośne, zakłócające i oddziaływujące dźwiękiem, lub silnym światłem na sąsiadujące nieruchomości. Warto wskazać w umowie zakres wykonywanych działań przez ekipę, czas nagrań lub zdjęć, a także konkretne obwiązki lub zgody które musi uzyskać ekipa celem przeprowadzenia zdjęć. Jeśli takie nie nastąpią może być to powodem odstąpienia od umowy lub zapłacenia kary umownej.
Niekiedy należy przedłożyć do umowy wymagane zgody organów na przeprowadzenie specyficznych działań zdjęciowych.
Mówimy o zajęciu pasa drogi, o zgłoszeniach niebezpiecznych zdjęć i innych immisji mogących godzić np. w ciszę lub bezpieczeństwo sąsiadów nieruchomości.
Co z nakładami na nieruchomość lub lokal w toku najmu? Pamiętajmy by w umowie odpowiednio sformułować wszelkie obszary mogące dotyczyć ewentualnych zmian i modyfikacji nieruchomości, które później „rozliczymy” w ramach prawidłowego protokołu zdawczego po zakończeniu najmu.
Koszty użytkowania nieruchomości. Rozliczenie i sposób zabezpieczenia.
Koszty wynikające z korzystania z nieruchomości gruntowej oczywiście nie będą wysokie niemniej w przypadku źródeł energii elektrycznej lub innych mediów pochodzących z lokalu mieszkalnego lub większej nieruchomości budynkowej należy jasno ustalić sposób rozliczenia ewentualnego korzystania z nich przez najemcę.
Pamiętajmy, że ekipa filmowa choć zazwyczaj korzysta z własnego kateringu lub generatorów prądu nie wyklucza to dużego zużycia mediów w toku umowy. Konieczne jest zatem często zakładanie podliczników lub zapewnienie aby najemca (ekipa produkcyjna) uiszczała zaliczki na poczet mediów.
Wiele umów najmu powierzchni reklamowych zawiera stosowne zapisy dotyczące wsparcia technicznego lub bieżącą naprawę właścicielską. Takie rozwiązania są stosowane przy halach gdzie wymaga się astysty technicznej przy adaptacjach lub większych przestrzeniach. W przypadku lokali mieszkalnych lub biurowych strony umowy rozstrzygają jaki zakres jest dla nich ważny w sytuacji konieczności napraw. Często określa się w umowie najmu limit napraw bieżących najemcy poniżej których wynajmujący nie ma udziału w kosztach użytkowania mieszkania lub domu.
Prawa autorskie oraz prawa do korzystania z wizerunku lokalu.
Często zapomnianym rozdziałem dobrej umowy najmu lokalu bądź nieruchomości na cele reklamowe jest szczegółowe opisanie kwestii przeniesienia praw do korzystania i rozporządzania wizerunkiem nieruchomości na szczególnie wymienionych polach eksploatacji. Istotnym jest prawidłowe określenie pół eksploatacji udokumentowanego wizerunku przedmiotu najmu, gdyż pominięcie lub nieuwzględnienie elementu istotnego może stanowić naruszenie prawa. Taka sytuacja może być obciążona negatywnymi konsekwencjami dla produkcji oraz Klienta na którego zlecenie działa Produkcja. Ponadto umowa winna regulować wszelkie okoliczności towarzyszące wydaniu produkcji zrealizowanej na terenie najmowanej nieruchomości.
W szczególności dotyczy to praw związanych z własnością przemysłową lub znakami towarowymi. Ponadto jeśli w reklamie mogą pojawić się elementy chronione prawem autorskim należy zadbać by było to odpowiednio uregulowane w umowie. Można także przygotować dodatkową umowę z właścicielem praw do danego obszaru stanowiącego element filmu lub reklamy.
Poufność informacji zawartych w umowie.
Jednym z podstawowych i istotnych aspektów w produkcji filmowej lub reklamowej jest zachowanie tajemnicy przedmiotu produkcji do czasu jej publikacji. Elementy najmu, informacje które uzyskał najemca w toku umowy musza być chronione ze względu na tajemnicę produkcji i dane poufne. Aby dobrze zabezpieczyć ten obszar umowa musi zawierać szczegółową listę obszarów chronionych umową poufności lub (co jest częściej stosowane) stosowanymi zapisami wprowadzonymi wprost do umowy. Rekomenduję aby umowa została zaopatrzona w kary umowne w razie naruszenia postanowień umowy w tym zakresie.
Kary umowne i naruszenia zapisów umowy.
Zawsze rekomenduję Kierownikom Produkcji zawieranie w umowach wszelkich zabezpieczeń które realnie mogą zdyscyplinować wynajmującego do udostepnienia lokalu w stanie technicznym określonym w umowie. Podobnie jest w sytuacji zabezpieczenia interesów wynajmującego względem wprowadzonej na teren nieruchomości ekipy filmowej. Pamiętajmy, że istnieje szereg instytucji i mechanizmów, które można wprowadzić do umowy aby właściciel czuł się bezpiecznie w relacji do Producenta. Kary umowne za ich niedotrzymanie lub też naruszenie innych postanowień umowy.
Zabezpieczenie należytego wykonania umowy.
W każdej umowie najmu powierzchni – czy to lokalu mieszkalnego czy domu jednorodzinnego rekomenduję zawarcie odpowiednich zabezpieczeń. Zabezpieczenie ma wprowadzić pewność dla właściciela zapłaty czynszu najmu oraz pokrycia ewentualnych strat.
Podstawowym zabezpieczeniem wprowadzanym do umowy najmu jest dobrowolne poddanie się egzekucji. Najemca zobowiązuje się dostarczyć wynajmującemu oświadczenie w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji zgodnie z art. 777 § 1 pkt 4 Kodeksu postępowania cywilnego, w zakresie obowiązku zwrotu przedmiotu najmu wynajmującemu po zakończeniu najmu. Pamiętać należy by warunek doręczenia ww. oświadczenia obarczony był rygorem rozwiązania umowy.
Kaucja – tradycyjnym elementem zabezpieczającym wierzytelności z umowy najmu. Dobrze przygotowana umowa wprowadza odpowiednie zapisy dotyczące zakresu kaucji jak i też czasu i warunków jej rozliczenia.
Dobra umowa najmu wprowadza warunek kaucji w odpowiedniej wysokości adekwatnej do ryzyka mogących powstać w toku umowy.
Podsumowanie.
Musimy pamiętać, że każda umowa musi być szyta na miarę danej produkcji. Często jednak nawet proste zadania realizowane na terenie najmowanej nieruchomości mogą przysporzyć stronom problemów jeśli nie ma odpowiednio zdefiniowanych obowiązków.
Z doświadczenia wiem, że umowy przygotowywane na szablonach lub nie skonsultowane przez prawników zazwyczaj nie są adekwatne do możliwych ryzyk a często zawierają błędy i odnośniki do poprzednich produkcji (!)
Jeśli potrzebujesz umowy zawierające profesjonalne zapisy gwarantujące odpowiednie zabezpieczenie stron umowy zapraszam do kontaktu. Kancelaria przygotowuje umowy zarówno dla właścicieli nieruchomości jak i dla Domów Produkcyjnych. Zapraszamy do stałej współpracy także Agencje Reklamowe.
W przypadku konieczności skonsultowania obecnej umowy lub przygotowania nowej zapraszam do kontaktu
Dominik Nowak – radca prawny tel.: 500861130 email: kontakt@dnradcaprawny.pl
Zachęcam do pozostawienia komentarza -odpowiemy niezwłocznie.
i podmiotach prywatnych (spółki, osoby fizyczne) w obszarze nieruchomości, doradztwa gospodarczego, prowadzenia biznesu.
Ukończył aplikację radcowską i zdał państwowy egzamin zawodowy. Jest radcą prawnym przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych, która należy do Rady Adwokatur i Stowarzyszeń Prawniczych Europy (CCBE), Międzynarodowego Stowarzyszenia Prawników (IBA).
Ukończył z wynikiem bardzo dobrym podyplomowe studia w zakresie zamówień publicznych, a także Szkołę Prawa Amerykańskiego. Na co dzień doradza dużym podmiotom gospodarczym, odpowiadając za skomplikowane transakcje a także osobom fizycznym w języku polskim i angielskim.
