Umowa o zachowaniu poufności | NDA | Non-Disclosure Agreement – dobra i bezpieczna umowa.

Umowa o zachowaniu poufności to typ umowy z którym często jako radca prawny spotykam się w relacjach z przedsiębiorcami. Dobra i bezpieczna umowa o zachowaniu poufności zawiera dopasowane do biznesu obszary oraz jest przygotowana w sposób czytelny. Umowa NDA to pierwszy krok do zawarcia umowy docelowej. Profesjonalny pełnomocnik zadba też, by umowa w razie konieczności była po angielsku.

Czego dowiesz się w artkule o umowie NDA?

  1. Co nazywamy umową o zachowaniu poufności?
  2. 4 podstawowe elementy dobrej umowy o zachowaniu poufności.
  3. Inne elementy umowy NDA.
  4. Podsumowanie i wnioski.

Ochrona know-how, tajemnic przedsiębiorstwa oraz wszelkich procesów zachodzących w firmie nie ujawnianych publicznie jest wartością którą należy ochronić odpowiednio dobraną umową Non-Disclosure Agreement – NDA.

Co to dokładnie jest: umowa o zachowaniu poufności.

Umowa o zachowaniu poufności jest jednym z podstawowych elementów współpracy pomiędzy przedsiębiorcami. Zazwyczaj umowę o zachowaniu poufności potocznie nazywa się NDA (czyt. [en-di-ej] (ang. Non-Disclosure Agreement).

W relacjach z polskimi przedsiębiorcami NDA spotykam bardzo często jako element warunkujący dobre podjęcie relacji handlowych. W kontaktach z podmiotami zagranicznymi – jest to jeden z podstawowych dokumentów od których zaczyna się relacja.

Należy wiedzieć, że większość umów o zachowaniu poufności redaguje się w języku angielskim, jest to powszechny trend. Umowy z przedsiębiorcami z Chin, Australii Kanady lub Szwajcarii będą zawierały co do zasady podobne elementy – dodatkowo typowe dla specyfiki danego prawodawstwa lub kraju legislacji

Kancelarią przygotowuje umowy dwujęzycznie, szczegółowe postanowienia konsultujemy z tłumaczami przysięgłymi języka angielskiego ze specjalizacją prawniczą.

Częstym zjawiskiem jest podpisywanie NDA już na etapie ofertowania (np. przy przetargach publicznych) celem uzyskania dostępu do informacji nieujawnianych publicznie. Negocjacje, dialog techniczny również często są obarczone obowiązkiem zawarcia umów o zachowaniu poufności ze względu na innowacyjność rozwiązań dyskutowanych w projekcie.

Aby dobrze skonstruować umowę o zachowaniu poufności musimy pamiętać o kilku ważnych elementach.

Co chronimy umowami NDA?

Aby uznać, że przygotowaliśmy dobrą umowę NDA należy przejść podstawowe etapy weryfikacji

  1. Przedmiot ochrony. W tym zakresie należy dokładnie wskazać jaki zakres technologii know-how obejmuje umowa. Najpewniej jest wymienić jakiego rodzaju informacje i z jakiego obszaru technologii są objęte umową. NDA posiadają różny poziom szczegółowości. Należy określić wszelkie płaszczyzny na których Strony mogą korzystać z przekazywanych informacji. Istotnym jest dokładne określanie momentu przekazania informacji poufnej oraz uzewnętrznienia faktu przekazania tej informacji. Ponadto należy wskazać czego strony nie mogą dokonywać w ramach wiedzy przekazanej w ramach umowy. W szczególności podkreśla się zakaz dekompilacji, reverse engineering, badania i procesowania pozyskanej wiedzy technologicznej.
  2. Czas trwania umowy. Często spotykanym jest problem określonego czasu trwania umowy w ujęciu umowy na czas nieoznaczony. Taka relacja zobowiązaniowa jak każda może być wypowiedziana co powoduje niepewność w sytuacji braku odpowiednych zapisów w umowie. mowa na czas określony jest formą bezpieczniejszą ale także wymaga odpowiedniego zabezpieczenia ewentualnych konsekwencji związanych z zakończeniem czasu ochrony poufnością. Przekształcenie formy prawnej, połączenie lub przejęcie podmiotu także winno być sprecyzowane w umowie – wobec konsekwencji przejęcia danych poufnych – szczególnie wobec grup spółek i podmiotów powiązanych osobowo.
  3. Sposób ochrony i sposób określania momentu przekazania. W umowach NDA istotnym elementem jest dokładne rozstrzygnięcie czy np. każda informacja przekazywana w ramach relacji z drugim podmiotem będzie uznana za chronioną czy jedynie taka która wyraźnie na piśmie zostanie objęta odpowiednią klauzulą „non-disclosure”/”poufne”.
  4. Kary umowne i konsekwencje naruszenia umowy. Tradycyjnym sposobem zobowiązania kontrahenta do stosowania się do zapisów umowy są kary umowne. Szeroko stosowane są często kwestionowane w relacjach pomiędzy podmiotami zagranicznymi lecz nie należy się ich bać i moim zdaniem winy one znajdować się w kontraktach. Nie zapominajmy o klauzuli rozszerzającej możliwość dochodzenia odszkodowania przekraczającego kary umowne w przypadku takiej konieczności.

Co na zakończenie umowy o zachowaniu poufności?

  1. Zakończenie umowy. Musimy wiedzieć, że zakończenie umowy poufności nie zmienia stanu wiedzy przekazanej naszym kontrahentom. Jeśli odpowiednio określiliśmy w umowie konsekwencje naruszenia, ostatnim ważnym elementem jest upewnienie się, że nasz kontrahent nie będzie korzystał z pozyskanej wiedzy. W umowie powinno się znaleźć wyraźne żądanie zwrotu lub zniszczenia nośnika wiedzy (nośników danych, pozyskanej informacji).
  2. Prawo rozstrzygające spór oraz właściwość sądu jest również istotnym elementem umowy NDA i to również powinno być wyraźnie określone w umowie.
Podpis pod umową NDA jest ważnym elementem – nieprawidłowa forma także w niektórych przypadkach może być powodem nieważności

Podsumowanie i wnioski.

Pamiętajmy, że dobra umowa poufności nie musi być długa. W swojej praktyce spotykam się z długimi dokumentami w których pojawiają się bardzo skompilowane obszary ochrony. Nie zawsze są one związane z ochroną poufności i odbiegają od meritum umowy NDA.

Aby przypomnieć sobie na czym nam szczególnie zależy pamiętajmy o podstawowych elementach umowy poufności.

  1. Określenie zakresu danych chronionych w umowie.
  2. Określenie procedur w których strony godzą się na ujawnianie informacji (jednostronnie bądź dwustronnie).
  3. Określenie w jakich przypadkach działanie strony może być uznane za nieuprawnione.
  4. Termin rozpoczęcia obowiązywania umowy (tzw. „effective date„) oraz ewentualne terminy po jej zakończenia – które części umowy zanikają a które nadal obowiązują i w jakim terminie.
  5. konsekwencje naruszenia zapisów o poufności – kary umowne, właściwość sądów, język sporu, ewentualny limit odpowiedzialności.

Jeśli po zapoznaniu się w powyższymi informacjami uważasz że potrzebujesz umowy NDA w swojej działalności lub chcesz zweryfikować zapisy umowy przedstawionej do podpisu zapraszam do kontaktu. Kancelaria przygotowuje umowy o zachowaniu poufności zarówno w języku polskim jak i angielskim.

Celem szybkiego kontaktu zapraszam do skierowania pytania do Kancelarii: kontakt@dnradcaprawny.pl lub dominik.nowak@oirpwarszawa.pl

Telefon +48 500 86 11 30 – pod tym numerem można również pisać na WhatsUp.

Jeśli potrzebujesz pomocy – z pewnością odpowiemy na maila! Zachęcam do pozostawienia komentarza -odpowiemy niezwłocznie.

Dodaj komentarz