Umowa najmu lokalu mieszkalnego | podstawowe elementy i analiza | bezpieczna umowa najmu mieszkania Warszawa

Szanowni Państwo, wielu z Was pyta mnie w mailach jak powinna wyglądać bezpieczna umowa najmu. Pytania dotyczą nie tylko najmu mieszkania ale także lokali użytkowych.

W dzisiejszym wpisie skupię się na elementach podstawowych umowy najmu lokalu, które powinny występować w każdej umowie aby zagwarantować minimum bezpieczeństwa dla stron umowy. Pamiętajmy! Odpowiednio przeprowadzona recenzja i analiza umowy najmu może uchronić nas od przykrych niespodzianek w czasie trwania umowy. Skupię się na umowie najmu w formie pisemnej, choć zawieranie jej w tej formie nie jest to wymogiem ustawowym i większość umów najmu zawieranych jest właśnie na piśmie ( bezpieczniejsze, pewniejsze i rekomendowane przeze mnie).


Fundamentalnym elementem umowy najmu zarówno na czas oznaczony jak i nieoznaczony jest prawidłowe oznaczenie stron najmu. Pozwoli ono w przyszłości – na wypadek problemów z prawidłową realizacją umowy dochodzić swoich praw od właściwych osób. O ile dla wynajmującego lokal np. mieszkalny kwestia identyfikacji swojego lokatora sprowadzi się do sprawdzenia np. dowodu osobistego przy podpisywaniu umowy, tak sprawa sprawdzenia wynajmującego może przysporzyć większych problemów. Ważne przy tym, aby do umowy były wpisane dokładne dane identyfikujące najemcę wraz z numerem PESEL.

Pamiętajmy! Zawarcie umowy z właścicielem lub osobą posiadającą prawo do dysponowania lokalem na cele dalszego podnajmu może powodować brak późniejszych nieprzyjemności i negatywnych konsekwencji ze strony właściciela nieruchomości. Przed zawarciem umowy należy sprawdzić kto jest właścicielem nieruchomości. https://ekw.ms.gov.pl/eukw_ogol/menu.do

O innych obowiązkach wynajmującego – osoby fizycznej przeczytasz w moim wpisie pod poniższym linkiem: http://dnradcaprawny.pl/2019/najem-lokalu-zgoda-malzonka-jak-podpisac-umowe-najmu-bezpieczna-umowa-najmu/

W przypadku umów, których stronami są osoby prawne szczególną uwagę należy zwrócić na sposób reprezentacji podmiotu wskazany w Krajowym Rejestrze Sądowym: https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/ W przepadku braku prawidłowej reprezentacji strony umowy zachodzi jej wadliwość, która może prowadzić do nieważności umowy.


Kolejnym niezwykle istotnym elementem jest prawidłowe określenie przedmiotu umowy. Warto zatem dokładnie określić w umowie czy przedmiotem najmu jest cała nieruchomość (lokal, mieszkanie), czy też wynajmujemy jedynie konkretne pomieszczenia z prawem korzystania z pomieszczeń wspólnych np. łazienki kuchni. W takim przypadku wynajmujemy konkretny pokój bez prawa korzystania z pozostałych. Przedmiotem najmu może być też wyspa wolnostojąca na terenie galerii handlowej. Wskazane jest dokładne określenie powierzchni zajmowanej tytułem najmu oraz dokładnej lokalizacji na mapie poglądowej budynku.


Czynsz najmu jest następnym istotnym elementem każdej umowy najmu. Powinien być on określony w sposób umożliwiający stronom dokładne zdefiniowanie kwoty przypadającej za dany okres posiadania lokalu przez najemcę. Zazwyczaj jest to kwota określona za dany okres w walucie polskiej lub innej wg. kursu określonego przez NBP dany miesiąc. W przypadku lokali użytkowych czynsz najmu można określić w inny sposób np. w zależności od przychodu sklepu, lub częściowo w formie ryczałtowej i częściowo od obrotu. Nieznaczniejsze jednak aby czynsz najmu był określony w sposób przewidywalny i możliwy do obliczenia po upływie okresu płatności. (O sposobach określania wartości czynszu najmu w obiektach handlowych i galeriach wielkopowierzchniowych a także powodach dla których okres płatności jest istotny dla wynajmującego – przeczytacie Państwo w innym moim wpisie.) Przy temacie czynszu warto poruszyć kwestię kaucji. Jest ona gwarancją należytego wykonania umowy stosowaną przez wynajmujących celem pokrycia przyszłych kosztów mogących powstać z tytułu użytkowania lokalu przez najemcę – a których najemca nie usunął z własnej winy. Standardowe zapisy o kaucji przewidują jednokrotność czynszu najmu. Ja zawsze rekomenduję kaucję większą niż jednokrotność. Daje to pewność wynajmującemu, że oddając mieszkanie lub lokal o wartości np. 0.5 miliona złotych przekazuje go w ręce osoby która ma możliwość złożenia zabezpieczenia zabezpieczenia w wartości 1% wartości lokalu (5 tysięcy złotych). Może to dać pewność, że najemca jest osobą godną zaufania i posiada zdolności finansowe do opłacania czynszu najmu.

W celu dobrego uregulowania kwestii podatkowych warto pamiętać, aby w umowie były wyraźnie rozgraniczone kwestie czynszu najmu opłacanego przez najemcę wprost wynajmującemu od obowiązku ponoszenia kosztów przez najemcę związanych z użytkowaniem lokalu (wpłacanych bezpośrednio do administracji). Koszty te nie powodują przychodu po stronie wynajmującego i nie są wliczane do kwoty opodatkowania.


Umowa najmu lokalu musi precyzyjnie wskazywać czas na jaki wynajmujący oddaje w posiadanie przedmiot najmu. Umowa może być zawarta na czas oznaczony lub nieoznaczony. Dominującą i zazwyczaj rekomendowaną prze mnie umową jest umowa najmu lokalu na czas oznaczony. Ma ona swoje wady i zalety w zależności od tego, która ze stron umowy jest zainteresowania recenzją umowy i zawarciem należytych zapisów ze względu na jej interes , lecz generalnie jest to moim zdaniem najbezpieczniejsza formuła czasowa umowy.


Obowiązki stron umowy najmu z mojego punktu widzenia są bardzo ważną częścią umowy. Rekomenduję wskazanie wszelkich czynności, które nawet jeśli są one zdefiniowane w ustawach (kodeks cywilny, ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i zmianie kodeksu cywilnego) powinny być enumeratywnie wskazane w umowie. Szczególnie jest to istotne dla wynajmującego, aby najemca wiedział, że do jego obowiązków należy właściwe utrzymywanie stanu technicznego lokalu, jakie naprawy i konserwacja należy do jego obowiązków, a także czy przed opuszczeniem lokalu ma przywrócić go do stanu poprzedniego (np. odmalowane ściany etc.). Pozwoli to uniknąć przykrych niespodzianek związanych z zakończeniem umowy najmu.


Wypowiedzenie umowy najmu jest jednym z najbardziej kontrowersyjnych i często nieprawidłowo stosowanych zapisów w umowach najmu. Strony obrotu komercyjnego muszą pamiętać o wszelkich terminach i okolicznościach wynikających z kodeksu cywilnego. Jest to podstawowy akt prawny regulujący ich stosunek prawny. Strony umowy najmu lokalu mieszkalnego zobligowane są w pierwszej kolejności stosować się do reżimu określonego w ustawie o ochronie praw lokatorów. W szczególności zasadą jest bezwzględne stosowanie przez wynajmującego zapisów art. 11 ustawy o ochronie praw lokatorów. Ustawa wprost mówi jakie są przesłanki wypowiedzenia przez wynajmującego. W zakresie najemcy zastosowanie znajdą przepisy kodeksu cywilnego zarówno w zakresie terminu wypowiedzenia jak i przesłanek które mogą się znaleźć w umowie aby najemca mógł rozwiązać lub wypowiedzieć umowę.

Powyższe elementy pozwalają stwierdzić, że umowa w formie pisemnej jest bezpieczna i ważna z punktu widzenia przepisów prawa…ale czy na pewno!?

Uwaga! Każda umowa powinna być podpisana! Podpisy stron muszą być zgodne z reprezentacją stron zawartą w komparycji umowy zgodnie aktualną z datą zawarcia umowy na niej wskazaną.


Umowa najmu choć jest jedną z najpowszechniej zawieranych umów cywilnoprawnych wymaga wnikliwej analizy zapisów w niej zawartych. Aby uniknąć późniejszych komplikacji związanych z najemcą lub wynajmującym zachęcam do skorzystania z porady prawnej. Często korekta zapisów pozwoli na uniknięcie strat finansowych i nerwów przy zakończeniu umowy.

Na te i inne pytania znajdziecie Państwo odpowiedź w moich publikacjach. We wszystkich sprawach zachęcam do bezpłatnego kontaktu i wstępnego omówienia sytuacji prawnej.


Dominik Nowak radca prawny porady prawne, opinie prawne, pisma procesowe Warszawa |Śródmieście | Mokotów

Dominik Nowak – radca prawny przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Warszawie. Od 2009 r. jako prawnik w organach administracji szczebla centralnego oraz samorządowego. Prawnik z doświadczeniem w zakresie spraw rodzinnych, nieruchomości oraz pomocy społecznej. Praktyk w zakresie postępowań związanych z pomocą społeczną, prawem rodzinnym, odszkodowaniami, prawem nieruchomości. Reprezentuje klientów przed sądami w sprawach z zakresu prawa spadkowego, rodzinnego i innych dziedzin prawa cywilnego.

KONTAKT: tel. 500-86-11-30

dominik.nowak@oirpwarszawa.pl